Kent u het verschil tussen architecten, aannemers en ingenieurs die heel hard werken, maar die voortdurend opgeslorpt worden door dringende taken en diegenen die hun zaak uitbouwen, goed verdienen én een comfortabel leven leiden? Neen? Lees dan vooral verder…

In mijn blog voor de bouw over slimmer werken, betere projecten, meer winst en minder stress, ging ik dieper in op dit verschil. Het heeft bovendien de wijze waarop ik mijn zaak beheer gewijzigd, en ik kan je garanderen dat ik daar geen spijt van heb. Immers, wie zou er nu geen eigen zaak willen die op automatische piloot draait terwijl ze mooie winsten maakt?

U kan uw tijd voor twee zaken gebruiken:

Voor het blussen van brandjes: dringende problemen oplossen, op het laatste moment de planning wijzigen, boekhouding, emails beantwoorden, telefoontjes behandelen, schade proberen in te perken, proberen de dagelijkse stroom van onvoorspelbare gebeurtenissen op te vangen, hopeloos veel tijd verliezen met administratie, met noodgevallen of met om ter hardst roepende klanten.

Voor het uitwerken van procedures en het opzetten van systemen die vermijden dat u brandjes moet blussen: even uit de dagelijkse sleur stappen, eens diep ademhalen, bedenken hoe u een methode kan toepassen die van uw zaak (en uw leven) een vlot draaiende machine maken.

Het eerste noem ik graag tijd consumeren. Het is hetzelfde als geld uitgeven. Ook dat bezorgt u immers een onmiddellijk geluksgevoel. U spendeert tien minuten aan een dringende taak, en hoera, het is opgelost! Dan begint u aan het volgende, en aan het volgende, enzovoort…

Het is een eindeloze cyclus die u gevangen kan houden in een sleur. Er zal nooit een einde komen aan de stroom telefoontjes, aan de mensen waarmee je moet omgaan, aan de emails en de problemen die uw aandacht verdienen. Als u uw  tijd blijft verspillen aan willekeurige noodgevallen dan zal u uitgeput raken en uw zaak zal nooit kunnen groeien. U zult altijd een ‘superheld’ zijn, een manusje-van-alles die door iedereen gerespecteerd wordt, maar die nooit tijd heeft om van het leven te genieten of om een winstgevende zaak uit te bouwen. Dát moet u veranderen!

Investeer uw tijd op een intelligente wijze, eerder dan je tijd te consumeren of op te branden. Net zoals met geld investeren, levert ook tijd investeren een ROI (rendement op investering) op. In het begin verliest u (tijd en geld), maar uiteindelijk verdient u dit tien-, honderd- of duizendvoudig terug.

Denk na over hoe u uw zaak en uw leven het best kunt organiseren zodat u de controle terugkrijgt. Tijd spenderen aan het verbeteren van uw zaak is een investering met voorafbetaling, die zichzelf op een latere datum zal terugverdienen.

Een voorbeeld

Door het uitwerken van een heldere en goed georganiseerde procedure voor klantenondersteuning, is het niet langer nodig om het probleem van klant ‘xyz’, die u op dit moment belt, meteen op te lossen. Het dringende probleem is er nog wel, en de klant is nog steeds aan het roepen. Maar als u een transparant georganiseerde en gedocumenteerde procedure bedrijfsbreed hebt toegepast, dan kan u voor alle dringende problemen van uw klanten in de toekomst de automatische piloot inschakelen.

In plaats van telefoontjes voor klantenondersteuning, sms-berichten, emails en Twitter-berichten helemaal zelf en op willekeurige wijze af te handelen, stelt u een bedrijfsbreed gecentraliseerd postvak in voor alle e-mails van klanten die om ondersteuning vragen, met heldere regels voor de verwerking ervan door uw team.

Hetzelfde geldt voor andere processen in uw bedrijf

Stel procedures in voor elk aspect van je bedrijfsvoering dat kan worden geautomatiseerd (CRM, boekhouding, HR, financieel, documentbeheer, de samenwerking en communicatiestromen met externe partners, …).

Zorg ervoor dat dit loopt als een machine. Besteed taken die door iemand anders kunnen worden gedaan en focus op activiteiten die waarde creëren. Maak heldere regels, zodat er geen ruimte overblijft voor misverstanden en zodat iedereen op elk moment weet wat te doen.

Een kleine aantekening: het uitbesteden van taken betekent niet noodzakelijk dat u binnen uw bedrijf moet uitbesteden. Er bestaan tegenwoordig veel manieren om taken uit te besteden aan freelancers wereldwijd. Zelfs een eenmanszaak kan perfect allerlei jobs uitbesteden in plaats van dag en nacht te werken om alles zelf gedaan te krijgen. Platformen zoals Upwork zijn een geweldige manier om bijvoorbeeld een virtuele assistent te vinden.

Het ultieme doel van de automatische piloot is minder micromanagement en dus meer tijd voor uzelf om waarde te creëren voor uw bedrijf. U heeft meer tijd voor nuttige zaken waarbij u echt toegevoegde waarde kan bieden (zoals de kunst van de architectuur, het aantrekken van nieuwe klanten, het verbeteren van je portfolio, het bijscholen van uw kennis over nieuwe bouwtechnieken of … het investeren in nog meer procedures om de machine nog beter te laten draaien en ze nog winstgevender te maken).

Hoe doet u dat?

Er zijn zoveel aspecten in uw leven en in uw bedrijfsvoering die u zou kunnen automatiseren. Het grootste rendement op investering is te vinden bij de repetitieve en eenvoudige taken.

Omdat ze repetitief zijn kan u er één keer in investeren om er daarna voor altijd profijt van te hebben. Omdat ze eenvoudig zijn kunnen de spelregels eenvoudig, helder en kort aan iemand anders uitgelegd worden.

Klantenondersteuning, vakantie-aanvragen, terugkerende betalingen en betalingsherinneringen, facturatie, emails, klanten die u laat op de avond bellen, een takenlijstje, uw agenda, projectbeheer… Al deze taken kunnen één keer geautomatiseerd worden met een levenslang rendement op de investering!

Om uw zaak op automatische piloot te laten draaien moet u drie zaken goed managen.

1. Processen

Zoals hierboven beschreven, moet u de bedrijfsprocessen definiëren. Delegeer verantwoordelijkheden zodat elk lid van uw team perfect weet wat hij of zij moet doen en op welk moment.

Wees specifiek, helder en concreet. Zet een transparant proces op papier en deel het met het team. Als mensen nog steeds vragen hebben, of ze blijven bepaalde zaken verkeerd uitvoeren, verfijn het proces dan tot er geen ruimte meer is voor misverstanden. Als er ruimte is voor interpretatie betekent dit dat er zaken verkeerd geïnterpreteerd kunnen worden, en dat betekent dat u vroeg of laat opnieuw tijd zal verliezen aan diezelfde eentonige taken.

2. Mensen

Zorg ervoor dat u met mensen samenwerkt die zelf binnen een strikt systeem kunnen werken. U wil geen mensen die hun eigen systeem hebben en die de dingen doen zoals ze dat zelf het beste vinden. Kies mensen die denken zoals u. Mensen die begrijpen wat het beste is voor de zaak. Kies mensen die hun tijd kunnen managen binnen het systeem, zonder dat ze micromanagement nodig hebben. U wil mensen die verbeteringen aan de bestaande processen suggereren (zodat ze beter en efficiënter worden), maar die ook een procedure kunnen uitvoeren, zelfs als ze het daar niet 100% mee eens zijn. U heeft het beste perspectief over uw bedrijf. U ziet het grote plaatje. U weet waarom de procedures zijn zoals ze zijn, toch?

3. Hulpmiddelen

Om een systeem te hebben waarbij mensen de afgesproken processen uitvoeren, moet u hen ook de hulpmiddelen aanbieden waarmee ze dat kunnen doen. Daar horen zaken bij zoals documentbeheer, samenwerkingstools, projectmanagement, tijdsregistratie, een bestandsserver, enz. Ja, die hulpmiddelen kosten wat geld, maar het rendement dat ze kunnen bezorgen op het gebied van tijd en geld maken de investering de moeite waard. Het zou dom zijn niet in de juiste hulpmiddelen te investeren.

Brandjes blussen, blust brandjes… maar leidt niet tot verbetering!

Of u nu geld of tijd investeert, de investering komt altijd voor het rendement. Maar de investering betaalt zichzelf in dit geval heel snel terug. Ze werkt als een hefboom voor groei, meer vrije tijd, meer geld, winst en meer vertrouwen. Ze laat u toe uw activiteiten als architect op te schalen. U bent niet langer betrokken bij elke kleine gebeurtenis in de zaak. U hebt nu meer tijd om voor toegevoegde waarde te zorgen en zo uw bedrijf beter te maken en het te helpen groeien.

Als u me nog steeds volgt, en tot hier gelezen hebt, dan weet ik zeker dat u begrijpt wat het verschil is tussen consumeren en investeren. Op onze blog zal ik concrete en praktische tips delen over hoe u verstandig in uw eigen zaak kunt investeren om ze zo te doen groeien.

Op zoek naar een eenvoudige app voor werfverslagen en opleveringen?

Ontdek ArchiSnapper: de meest eenvoudige app voor werfverslagen, veiligheidsverslagen, opleveringen en werfopvolging.

Architecten, ingenieurs, veiligheidsprofessionals, ontwikkelaars en bouwbedrijven gebruiken ArchiSnapper om data te verzamelen en rapporten te genereren. Eenvoudig, snel en veilig!

Vervoeg meer dan 5.000 architecten, ingenieurs en bouwprofessionals!

30 dagen gratis. Geen credit card nodig. U kan meteen van start.

Over de auteur

ArchiSnapper

Pieter Eerlings is medeoprichter van ArchiSnapper, een app voor werfverslagen en werfopvolging. Hij blogt voor Aannemers, Architecten en Ingenieurs over slimmer werken, betere projecten, meer winst en minder stress…

Share This