Beter samenwerken, intern en extern

door | 12/10/2017 | 0 Reacties

Beter samenwerken, intern en extern

Als bedrijfsleider weet u beter dan wie ook hoe u uw bedrijf moet organiseren. Voelt u echter ook aan dat uw bestaande IT-omgeving, ERP- of CRM-systeem geen afdoend antwoord biedt op de steeds groter wordende hoeveelheid ongestructureerde informatie? Is het vaak een opdracht om allerlei documenten intern of extern te delen, ook thuis en onderweg?

Met een samenwerkingsplatform (Enterprise Content & Collaboration Management of kortweg ECM genoemd) kan u makkelijker informatie beheren en zelfs inzetten om processen, taken en acties efficiënter aan te sturen. Meer nog… Door alles te koppelen met uw ERP- of CRM-omgeving worden allerlei processen geautomatiseerd en zullen complexe projecten op een gestructureerde manier verlopen.

Als u vandaag reeds werkt met Microsoft-technologie, kan u met een samenwerkingsplatform, gebaseerd op Microsoft SharePoint en Office 365 als één bedrijf samenwerken. Het resultaat? Uw medewerkers, partners en leveranciers vinden alle informatie voortaan makkelijk terug.

Snel starten met een standaard, betaalbare én snel implementeerbare oplossing?

Ga op enkele dagen tijd aan de slag met een volwaardige oplossing voor Enterprise Collaboration. Tegen een vaste prijs. En gekoppeld met uw bestaand ERP- en/of CRM-systeem!

De ECM Sprint, ontwikkeld door GMI group, staat voor een reeks kant-en-klare totaaloplossingen voor Enterprise Content & Collaboration Management (ECM) en biedt een antwoord aan de specifieke behoeften van uw bedrijf, rekening houdend met uw bestaand ERP- en/of CRM-systeem.

En omdat niet iedereen dezelfde verwachtingen heeft, creëerden we verschillende ECM Sprintformules. Elke Sprint is dan ook opgebouwd met eigen accenten:

Team Sharing

Maak komaf met de eilandcultuur. Het opvolgen van documenten en taken binnen uw team wordt makkelijker dan ooit!

Beheer van agenda's, meetings en taken
Uw medewerkers kunnen hun individuele of teamagenda beheren vanop verschillende toestellen. Met teamagenda’s beheert u wekelijkse of maandelijkse vergaderingen en bijhorende documenten die u met de teamagenda koppelt. Via de functie Taken kunt u perfect taken toewijzen en opvolgen. Meer nog: u zal taken integreren met uw lokale Outlook-omgeving, zodat u steeds weet wat er van u of van uw team verwacht wordt.
Documenten delen binnen en buiten de organisatie
Waar we vroeger massa’s emails stuurden naar collega’s en klanten met updates van documenten, gaan we nu op een andere manier mensen informeren. Met de Social Feed-functie van SharePoint en Yammer worden mensen automatisch verwittigd wanneer er updates of nieuwe documenten en informatie beschikbaar zijn. Iedere medewerker beschikt over een persoonlijke pagina waar hij projecten, afdelingen, mensen en documenten kan volgen.
Beheer van de levensloop van documenten en taken
Met ECM Sprint for Team Sharing zorgt u ervoor dat het emailverkeer drastisch daalt. Eén van de elementen die dit kan ondersteunen, is het gebruikmaken van een Document Library. Daardoor kunt u de documenten goed- of afkeuren, automatisch versies beheren, werken met metadata en gebruik maken van vaste documentsjablonen (Templates). U ondersteunt de levensloop van een document door mensen bepaalde taken toe te wijzen en de uitvoering ervan online op te volgen.
Meetingverslagen met OneNote
In plaats van verslagen in Word uit te werken en per email rond te sturen, kan het een pak efficiënter dankzij de mogelijkheden in OneNote en de integratie met SharePoint. U kunt alle verslagen bundelen in een digitaal notaboek. Deze staat centraal op SharePoint en kan van om het even welk toestel benaderd worden. U kan ook commentaren toevoegen of het verslag bijsturen – any place, any time…
Online vergaderen met Skype for Business
Uren in de file aanschuiven voor een vergadering van amper één uur? Die kelk laat u liever aan zich voorbijgaan. Met Skype for Business kunt u van op afstand deelnemen aan vergaderingen. U kunt niet alleen de presentaties volgen, maar ook documenten samen bekijken en bespreken.
Uitgebreide zoekfunctie

U wilt kennis delen binnen uw organisatie? Bouw dan met ECM Sprint for Team Sharing uw eigen interne bedrijfs-Google uit. Als collega’s op zoek gaan naar informatie, vinden zij die steeds dankzij de Search-functie.

Company Collaboration

Werk als één bedrijf samen. Ga voor een maximale ondersteuning van de samenwerking binnen uw ganse bedrijf.

Sites voor ieder departement (intranet)
De uitbouw van een bedrijfsbreed intranet is een noodzaak voor iedere organisatie die op een professionele manier de samenwerking wil ondersteunen. ECM Sprint for Company Collaboration voorziet een intranet met 6 subsites voor de volgende afdelingen:

  1. Algemene administratie
  2. Boekhouding
  3. Marketing
  4. Verkoop
  5. Operations
  6. Personeel

U beslist zelf welke informatie u wenst te delen met de ganse organisatie of enkel met medewerkers binnen een afdeling. Een uitgekiend securitymodel zorgt ervoor dat gebruikers enkel toegang krijgen tot de informatie die voor hen bestemd is.

Sites voor extern gebruik (extranet)
Steeds meer bedrijven wensen informatie te delen met klanten, leveranciers of partners. ECM Sprint for Company Collaboration voorziet een extranet-template waarmee u onbeperkt een aantal sites kan aanmaken. U geeft uw relatie via een gratis Live-ID toegang tot zijn beveiligde webpagina, waarmee hij voor hem belangrijke bestanden en informatie kan terugvinden. Meer nog: de externe gebruiker kan, indien hij hiervoor de rechten heeft, ook documenten opladen, bewerken en eventueel goedkeuren.
Specifieke Document Libraries en Templates
Werken sommige afdelingen graag met specifieke sjablonen voor documenten? In ECM Sprint for Company Collaboration zijn de meest courante Document Libraries en Templates inbegrepen voor de verschillende afdelingssites. En omdat SharePoint een open omgeving is, kunt u zelf Document Libraries en lijsten wijzigen of nieuwe toevoegen.
Kennisbeheer (Wiki & blog)
U bouwt met ECM Sprint for Company Collaboration een eigen Wiki of interne kennisbibliotheek uit. Bovendien kan iedere afdeling beschikken over een blog waar medewerkers naar hartelust ervaringen kunnen delen en kennis uitwisselen.
Dashboard met KPI's
Met ECM Sprint for Company Collaboration krijgt u een dashboard mee met 5 Key Performance Indicators (KPI’s), die u in staat stellen om belangrijke kerncijfers voor uw bedrijf van uur tot uur op te volgen.

Project Collaboration

Volg projecten efficiënter op. Maak van elk project een succes, dankzij een betere samenwerking en informatiedeling.

Overzicht van projectsites
Op de algemene site heeft u een volledig overzicht van alle project sites die reeds zijn aangemaakt en kunt u eenvoudig navigeren naar iedere projectsite.
Projectsites op basis van templates
Voor ieder nieuw project maakt u een voorgedefinieerde projectsite aan die meteen alle informatie bevat die u nodig heeft. Een template maakt het eenvoudiger om de interne samenwerking verder te promoten; ook externe partijen geeft u makkelijk toegang tot specifieke data. Een projectkalender en een projectfotoboek maken standaard deel uit van de template.
Eén centrale mailbox
U wilt vermijden dat emails en bijlagen versnipperd geraken in de verschillende mailboxen van uw medewerkers? Gekoppeld aan iedere project site maakt u één centrale mailbox aan die alle communicatie stroomlijnt. Eenvoudig en zonder extra kosten!
Projectrapportering
Het rapporteren en bijhouden van de voortgang van een project is een belangrijk aspect voor elk project. ECM Sprint for Project Collaboration voorziet een Document Library om verslagen bij te houden. Een koppeling met Microsoft OneNote zorgt ervoor dat u centraal verslagen kan beheren en beschikbaar kan stellen voor tablet, smartphone en andere mobiele toestellen.
Visuele projectplanning
Standaard vindt u in ECM Sprint for Project Collaboration een grafische planningtool die toelaat om de projectvoortgang visueel op te volgen. U kunt zelf velden toevoegen en zo uw eigen mijlpalen instellen. Indien gewenst breidt u de template uit naar eigen wens en kunt u op basis van deze template meerdere andere templates aanmaken.
Fotobibliotheek per project
Bij heel wat projecten worden er foto’s bijgehouden. Daarom biedt ECM Sprint for Project Collaboration een fotoboek waar u al uw foto’s kan opladen en voorzien van metadata. Foto’s kunnen ook opgeladen worden via een mobiel toestel, zodat medewerkers snel toegang krijgen tot fotomateriaal van een product, werf of een project.
Weerinformatie en Google Maps-integratie
Voor sommige sectoren is weerinformatie en belangrijk aspect. Daarom werd een buienradar opgenomen in de project template. Het is ook handig om steeds de locatie te kennen van een project. Dankzij de integratie met Google Maps kunnen medewerkers vanuit de projectpagina eenvoudig een routebeschrijving aanmaken.
Social feed op projecten
Niets is zo belangrijk als op de hoogte gehouden worden van de voortgang van een project. Dankzij de social feed-mogelijkheden van SharePoint kan elke betrokkene geïnformeerd worden over een project.

Advies nodig?

Onze ECM Sprint-formules hebben als doel om snel en eenvoudig te starten met een samenwerkingsplatform. Het succes van ECM Sprint is mee te danken aan een efficiënte aanpak op basis van standaardprocedures.

Wij merken dat heel wat bedrijven dezelfde operationele problemen hebben als het gaat over het samenwerken tussen teams binnen het bedrijf of rond projecten. Aan deze problematiek komt GMI group tegemoet met haar snelle start-oplossingen of ECM Sprint-formules.

Aan de hand van een kennismakingsgesprek adviseren wij welke Sprintformule voor u de beste keuze is. Meteen bekijken we ook welke Office 365-licenties voor uw onderneming aangewezen zijn.

Ik zet u graag op weg!

Vraag het aan James!

James Bridges

James Bridges

Reactie verzenden

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Share This